Vereisten voor uw algemene vergadering per videoconferentie (en deze zijn strenger geworden)

De COVID-19 pandemie houdt de wereld nog steeds in haar greep en één van maatregelen om deze in te dijken is het beperken van het aantal contacten.

De jaarlijkse algemene vergaderingen van rechtspersonen waarbij de deelnemers klassiek fysiek samenkomen en die, voor de rechtspersonen met een boekjaar eindigend op 31 december, uiterlijk 30 juni gehouden moeten worden, vormen dus een risico.

In het voorjaar van 2020 voorzag de weggever reeds extra tijdelijke flexibiliteit bij algemene vergaderingen via het KB nr.4 (koninklijk besluit 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19). Wij verwijzen hiervoor naar onze eerdere bijdrage (https://racinebrussels.eu/nl/flexibiliteit-bij-de-organisatie-van-algemene-vergaderingen-en-bestuursvergaderingen-tijdens-de-corona-crisis/).

Gelet op het voortduren van de pandemie, is het niet verwonderlijk dat de wetgever opnieuw maatregelen neemt met betrekking tot de algemene vergaderingen.

Paradoxaal genoeg zijn de nieuwe maatregelen ingevoerd bij hoofdstuk 11 van de wet van 20 december 2020 houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 (de “Wet van 20 december 2020”) die in werking traden op 24 december 2020, enigszins strenger dan voorheen.

In deze bijdrage overlopen we eerst de nieuwe regels om dan te duiden waarom deze maatregelen strenger zijn als voorheen.

DE NIEUWE REGELS

1. Algemene vergadering via elektronisch communicatiemiddel zonder statutaire bepaling.

Het bestuursorgaan van de BV, CV, NV, VZW en de IVZW kan aandeelhouders, leden en respectieve andere deelnemingsgerechtigden de mogelijkheid bieden om op afstand deel te laten nemen aan een algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel zonder dat hiertoe een statutaire bepaling nodig is.

Hiertoe werden de artikelen 5:89 (BV), 6:75 (CV) en 7:137 (NV) van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (‘”WVV”) gewijzigd en werden de nieuwe artikelen 9:16/1 WVV (VZW) en 10:7/1 WVV (IVZW) ingevoerd.

Minimale vereisten van het elektronisch communicatiemiddel.

Het gebruikte elektronisch communicatiemiddel moet:

• toelaten om de hoedanigheid en de identiteit te controleren van de deelnemer die hiervan gebruik maakt.
• de deelnemer ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om, voor zover van toepassing voor die deelnemer, het stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken.
• de deelnemer in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen.

Tot 30 juni 2021 kunnen er ook elektronische communicatiemiddelen gebruikt worden die de deelnemers niet in staat stellen deel te nemen aan de beraadslaging en vragen te stellen voor zover het bestuursorgaan in de oproeping motiveert waarom de vennootschap/vereniging niet over een elektronisch communicatiemiddel beschikt dat dit toelaat. Wil de deelnemer in dergelijk geval deelnemen aan de beraadslaging en vragen stellen, dient hij fysiek deel te nemen aan de algemene vergadering.

Belang van de oproeping en de website.

Het bestuursorgaan dient in de oproeping een heldere en nauwkeurige omschrijving op te nemen van de procedure met betrekking tot de deelname op afstand. Deze procedure dient ook vermeld te worden op de website van de vennootschap/vereniging.

Keuze van het elektronisch communicatiemiddel.

Een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel met toegangscode is niet verplicht en is onnodig voor algemene vergaderingen met een beperkt aantal deelnemers waar de deelnemers elkaar kennen.

Tele- en videoconferentie applicaties zoals Teams, Zoom, Skype of gelijkaardige systemen of zelfs een telefoongesprek met meerdere deelnemers volstaan voor zover bovengenoemde vereisten nageleefd kunnen worden.

Wie kan op afstand deelnemen.

Alle deelnemers aan de algemene vergadering, inclusief de bestuurders en de eventuele commissaris, kunnen op elektronische wijze deelnemen aan de algemene vergadering behalve de leden van het bureau.

Notulen

Doen er zich technische problemen voor tijdens de algemene vergadering dan moeten deze in de notulen van de algemene vergadering worden vermeld.

2. Schriftelijke algemene vergadering en op afstand stemmen vóór de algemene vergadering mogelijk voor de VZW en de IVZW

Voor de VZW en de IVZW is de mogelijkheid ingevoerd om op afstand te stemmen vóór de algemene vergadering. Hiervoor is wel een statutaire regeling vereist,  zoals dit eveneens het geval is bij de NV, CV en BV.

Tot slot is het in de VZW en IVZW voortaan ook mogelijk om, net als in de BV, CV, NV en BV, een louter schriftelijke algemene vergadering te houden. Alle leden dienen deze schriftelijke besluiten dan wel voor akkoord te ondertekenen. Deze methode staat open voor alle besluiten van de algemene vergaderingen behalve statutenwijzigingen.

WAAROM DE REGELING STRENGER IS ALS VOORHEEN.

Verscheidene commentatoren stellen de wetswijziging als een versoepeling voor die het mogelijk maakt om een algemene vergadering per tele- en/of videoconferentie te houden voor vennootschappen die geen statutaire bepaling hierover hebben. Deze mening kan niet worden gevolgd.

De wetgever liet zich eerder al ontvallen dat de vereisten opgenomen in (de vorige versies van) de artikelen 5: 89 (BV), 6: 75 (CV) en 7: 137 (NV) WVV geen toepassing vonden bij algemene vergaderingen via tele- en/of videoconferentie en dat die dus wel reeds geldig waren voor zover ze voldeden aan de algemene principes die gelden voor algemene vergaderingen.

Bij de invoering van KB nr. 4 werd in de artikelsgewijze bespreking het volgende overwogen:

“De artikelen 5: 89 (BV), 6: 75 (CV) en 7: 137 (NV) WVV gaan niet over vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen, waar iedereen elkaar kent en kan identificeren, en die tellen als werkelijk gehouden vergaderingen (er is dan ook geen unanimiteit vereist, zoals voor een schriftelijke vergadering).

Vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen blijven perfect mogelijk. De algemene principes die gelden voor algemene vergaderingen bepalen dat om rechtsgeldig te kunnen vergaderen de aandeelhouders of leden moeten kunnen beraadslagen, het woord moeten kunnen voeren en hun stemrecht moeten kunnen uitoefenen. De invulling van deze principes is ook mogelijk via telefoon- of videoverbinding, gecombineerd met e-mail voor de uitwisseling van geschreven documenten.”

Doordat de Wet van 20 december 2020 de algemene vergaderingen via video- of telefoonconferentie thans wel onder de artikelen 5: 89 (BV), 6: 75 (CV) en 7: 137 (NV) WVV rekent, houdt deze wet een verstrenging in voor algemene vergaderingen via tele- en/of videoconferentie.

Immers, onder de algemene principes die gelden voor algemene vergaderingen was een algemene vergadering waarbij de leden van het bureau niet fysiek bijeen kwamen mogelijk en ook artikel 6 van KB nr.4 voorzag die mogelijkheid. De vereiste dat de leden van het bureau fysiek bijeen moeten komen is enigszins vreemd nu, gelet op de COVID-19 pandemie, zoveel mogelijk contacten vermeden zouden moeten worden.

De in de voorbereidende werken opgegeven reden voor deze verplichte fysieke aanwezigheid, namelijk dat de leden van het bureau de notulen moeten ondertekenen, is niet sluitend. Immers de aandeelhouders die wel van op afstand kunnen deelnemen moeten ook de aanwezigheidslijst ondertekenen die kennelijk wel nog uitgewisseld kan worden per e-mail.

Voor zover dit verenigbaar is met de statuten kan ervoor geopteerd worden om één persoon de verscheidene taken van het bureau te laten uitvoeren om alsnog de mogelijkheid te behouden dat alle deelnemers op afstand deelnemen.

Tot slot kan ook de vraag gesteld waarom de elektronische deelname niet verplicht kan worden door het bestuursorgaan en dit zeker nog voor de periode waarin de pandemie nog heerst.

Momenteel wordt de deelname via een elektronisch communicatiemiddel enkel als een mogelijkheid voorzien wat aanleiding kan geven tot problemen wanneer een deelnamegerechtigde erop zou staan om toch fysiek deel te nemen aan de algemene vergadering.

Wanneer het bestuursorgaan ook gebruik maakt van de tijdelijke bepaling om op gemotiveerde wijze elektronische communicatiemiddelen in te zetten die deelname aan de beraadslaging of het stellen van vragen niet mogelijk maken, worden de deelnamegerechtigden die die rechten wel willen uitoefen de facto gedwongen tot fysieke deelname aan de algemene vergadering wat ook niet wenselijk is in het licht van de heersende pandemie.

Enige bijsturing van de regeling lijkt wenselijk.

Meer weten?

Het Racine-team staat ter beschikking om een antwoord te bieden op uw concrete vragen.