In deze periode staan traditioneel veel bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen op de agenda, in het bijzonder met het oog op de voorbereiding en de goedkeuring van de jaarrekening.
De vergaande maatregelen die op vandaag van kracht zijn om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 in te perken (“COVID-19 maatregelen”), zorgen ervoor dat het quasi onmogelijk is om nog fysieke vergaderingen te laten plaatsvinden.
Om hieraan een mouw te passen werd op 9 april 2020 een volmachtbesluit gepubliceerd: het Koninklijk Besluit nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie (“KB nr. 4”).
Het KB nr. 4 introduceert – weliswaar tijdelijke – bijkomende flexibiliteit op het vlak van de organisatie van algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen waarvan vennootschappen en verenigingen maar ook verscheidene andere rechtspersonen kunnen genieten ongeacht de tekst van hun statuten.
Deze geboden flexibiliteit is facultatief. De bedoelde rechtspersonen mogen hun vergaderingen organiseren op basis van het gebruikelijke wettelijke kader in haar geheel voor zover deze verenigbaar zijn met de COVID-19 maatregelen.
Door het Koninklijk besluit van 28 april 2020 tot verlenging van de maatregelen genomen bij het Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie, werd de duur van deze bijkomende flexibiliteit verlengd.
ALGEMENE VERGADERINGEN
Concreet heeft het bestuursorgaan bij het organiseren van gewone, bijzondere en buitengewone algemene vergaderingen, de mogelijkheid om (i) de algemene vergadering te laten doorgaan als een vergadering op afstand en de rechten van de deelnemers te moduleren, of (ii) de algemene vergadering uit te stellen.
(i) Vergadering op afstand
Het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering te organiseren (i) via teleconferentie en/of videoconferentie (wat geschikt is voor rechtspersonen met algemene vergaderingen met een beperkt aantal deelnemers waarbij de deelnemers elkaar kennen en elkaar kunnen identificeren), of (ii) via een ‘elektronisch communicatiemiddel’ (waarmee een gesofisticeerde techniek wordt bedoeld die toelaat massaal virtueel aan een vergadering deel te nemen) (wat geschikt is voor vergaderingen met grote aantallen deelnemers waarbij die elkaar niet noodzakelijk kunnen identificeren).
Het bestuursorgaan kan beslissen de deelnemers te verplichten om hun rechten uit te oefenen hetzij door voorafgaand aan de vergadering te stemmen hetzij te participeren via volmacht.
- Stemmen uitgebracht voorafgaand aan de vergadering moeten gebeuren via een stemformulier dan wel via de website. Het stemformulier moet minstens de agendapunten met voorstel van besluit bevatten.
- Voor participatie via volmacht kan het bestuursorgaan verder opleggen dat deze volmacht aan één welbepaalde persoon wordt gegeven (met naleving van de belangenconflictregels). De volmacht moet specifieke steminstructies per agendapunt bevatten. Volmachten met steminstructies aan andere personen die reeds ontvangen zijn, blijven evenwel geldig.
- Het volstaat een scan/kopie van de ondertekende volmacht/stem te mailen aan de rechtspersoon.
Als het bestuursorgaan het uitoefenen van de (stem-)rechten van de deelnemers via voorafgaande stemming en/of volmacht verplicht, kan het bestuursorgaan bovendien de volgende beslissingen nemen:
- Het bestuursorgaan kan iedere fysieke deelname aan de algemene vergadering verbieden. Het bestuursorgaan zal dit verbod opleggen wanneer het niet kan garanderen dat de COVID-19 maatregelen kunnen worden nageleefd.
De leden van het bureau, de commissaris en de volmachthouder kunnen geldig op afstand aan de vergadering deelnemen door middel van teleconferentie en/of videoconferentie terwijl de andere personen geen toegang moet verleend worden tot die vergadering.
Voor vergaderingen die bij authentieke akte moeten worden vastgesteld, kan het bestuursorgaan de fysieke deelname niet geheel verbieden. De fysieke verschijning door één lid of vertegenwoordiger van het bestuursorgaan en/of de volmachthouder voor notaris volstaan om de akte te ondertekenen.
- Het bestuursorgaan kan beslissen dat er alleen schriftelijke vragen mogen worden gesteld die dan schriftelijk vóór de stemming zullen worden beantwoord.
Het bestuur kan ook een mondeling antwoord voorzien voor zover ze de algemene vergadering uitzendt per teleconferentie en/of videoconferentie die toegankelijk is voor elke persoon die recht heeft om deel te nemen aan de algemene vergadering of ze de algemene vergadering organiseert via een ‘elektronisch communicatiemiddel’.
Verder beschikt het bestuursorgaan over de mogelijkheid om bijeenroepingen die reeds verstuurd en/of bekend gemaakt werden te wijzigen zonder dat alle bijeenroepings- en deelnemingsformaliteiten opnieuw moeten worden toegepast.
Uiteraard dienen de deelnemers aan de vergadering goed geïnformeerd te worden.
(ii) Uitstel van de vergadering
Het bestuursorgaan kan ook opteren om de algemene vergadering uit te stellen tot een latere datum die kan vallen tot tien weken na de uiterste wettelijk toegestane datum.
Voor rechtspersonen met een boekjaar dat afsluit op 31 december, houdt dit in dat de uiterste datum waarop de uitgestelde gewone algemene vergadering moet plaatsvinden 8 september 2020 is en dat de jaarrekening uiterlijk op 8 oktober 2020 neergelegd dient te zijn bij de Nationale Bank van België.
Een uitstel kan ook voor vergaderingen die reeds bijeengeroepen zijn.
Het uitstel moet ter kennis gebracht worden aan de aandeelhouders.
Uiteraard dienen de deelnemers aan de vergadering goed geïnformeerd te worden over het uitstel.
Een uitstel van de volgende algemene vergaderingen is evenwel niet mogelijk:
- wanneer het netto-actief negatief is of dreigt te worden;
- wanneer de algemene vergadering wordt bijeengeroepen op verzoek van de commissaris;
- wanneer de algemene vergadering wordt bijeengeroepen op verzoek van de aandeelhouders en/of de leden
Voor de algemene vergaderingen die niet uitgesteld kunnen worden, beschikt het bestuursorgaan wel over de bijkomende flexibiliteit voorzien in punt (i).
Er is tenslotte ook de mogelijkheid om de algemene vergadering schriftelijk te houden via eenparig besluit van de aandeelhouders.
BIJKANTOREN
Voor buitenlandse rechtspersonen met een bijkantoor in België worden termijnen verlengd met 10 weken.
VERGADERINGEN VAN COLLEGIAAL BESTUURSORGAAN
Voor vergaderingen van (collegiale) bestuursorganen voorziet KB nr. 4 ook voor meer flexibiliteit. Los van wat de statuten voorschrijven, kunnen deze vergaderingen op afstand plaatsvinden voor zover de vergaderwijze een gezamenlijke beraadslaging toelaat (bijvoorbeeld via teleconferentie en/of videoconferentie).
Hier geldt evenzeer de maatregel dat indien de beslissing bij authentieke akte moet worden verleden, slechts één bestuurslid of vertegenwoordiger fysiek voor de notaris dient te verschijnen om de akte te ondertekenen.
Daarnaast kunnen beslissingen ook bij eenparig schriftelijk besluit genomen worden ook al wordt dit door de statuten verboden.
TIMING
Het KB nr.4 heeft thans uitwerking van 1 maart 2020 tot 30 juni 2020. De termijn kan nog worden verlengd.
De aangepaste regeling opgenomen in het KB nr. 4 kan worden toegepast voor rechtspersonen die tijdens voornoemde periode een vergadering:
(i) moeten/hadden moeten bijeenroepen/bekendmaken.
(ii) moeten/hadden moeten houden.
De rechtspersonen die tot op 30 juni 2020 hun vergadering beslissen uit te stellen kunnen genieten van de verlenging van de termijnen voorzien in KB nr. 4.
Meer weten?
Het Racine-team staat ter beschikking om een antwoord te bieden op uw concrete vragen.
