Conditions requises pour votre assemblée générale par vidéoconférence (et elles sont devenues plus strictes)

La pandémie de COVID-19 fait toujours rage dans le monde et l’une des mesures prises pour la contenir est de limiter le nombre de contacts.

Les assemblées générales annuelles des personnes morales dans lesquelles les participants se réunissent classiquement de manière présentielle et qui, pour les personnes morales dont l’exercice se termine le 31 décembre, doivent se tenir au plus tard le 30 juin, présentent donc un risque.

Au printemps 2020, le législateur a déjà prévu une flexibilité temporaire supplémentaire pour les assemblées générales via le AR nr. 4 (arrêté royal 4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19). Nous nous référons à notre article antérieur (https://racinebrussels.eu/nl/flexibiliteit-bij-de-organisatie-van-algemene-vergaderingen-en-bestuursvergaderingen-tijdens-de-corona-crisis/).

Compte tenu de la poursuite de la pandémie, il n’est pas surprenant que le législateur prenne à nouveau des mesures concernant les assemblées générales.

Paradoxalement, les nouvelles mesures introduites par le chapitre 11 de la loi du 20 décembre 2020 portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 (la « loi du 20 décembre 2020 »), entrée en vigueur le 24 décembre 2020, sont un peu plus strictes qu’auparavant.

Dans cet article, nous allons d’abord passer en revue les nouvelles règles et ensuite expliquer pourquoi ces mesures sont plus strictes qu’auparavant.

LES NOUVELLES RÈGLES

1. Assemblée générale par l’intermédiaire d’un moyen de communication électronique sans disposition dans les statuts.

L’organe d’administration d’une SRL, SC, SA, ASBL et AISBL peut prévoir la possibilité aux actionnaires, membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale, de le faire à distance grâce à un moyen de communication électronique, sans qu’il soit nécessaire d’avoir une disposition statutaire l’autorisant.

Les articles 5:89 CSA (SRL), 6:75 CSA (SC) et 7:137 CSA (SA) ont été modifiés à cette fin et de nouveaux articles 9:16/1 CSA (ASBL) et 10:7/1 CSA (AISBL) ont été introduits.

Exigences minimales pour les moyens de communication électronique

Les moyens de communication électronique utilisés doivent :

• permettre de contrôler la qualité et l’identité du participant qui l’utilise.
• permettre au moins au participant de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer son droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer.
• permettre au participant de participer aux délibérations et de poser des questions.

Jusqu’au 30 juin 2021, il est également possible d’utiliser des moyens de communication électronique qui ne permettent pas aux participants de participer aux délibérations et de poser des questions, pour autant que l’organe d’administration motive dans la convocation pourquoi la société/association ne dispose pas d’un moyen de communication électronique qui le permette. Dans ce cas, si le participant souhaite participer aux délibérations et poser des questions, il doit assister de manière présentielle à l’assemblée générale.

Importance de la convocation et du site web.

L’organe d’administration doit inclure dans la convocation à l’assemblée générale une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. Des procédures doivent également être mentionnées sur le site web de la société/l’association.

Choix du moyen de communication électronique.

Un moyen de communication électronique sophistiqué avec code d’accès n’est pas obligatoire et n’est pas nécessaire pour les assemblées générales avec un nombre limité de participants où les participants se connaissent.

Les applications de téléconférence et de vidéoconférence telles que Teams, Zoom, Skype ou des systèmes similaires, ou même un appel téléphonique avec plusieurs participants, sont suffisants pour autant que les exigences mentionnées ci-dessus puissent être satisfaites.

Qui peut participer à distance?

Tous les participants à l’assemblée générale, y compris les administrateurs et le commissaire aux comptes (le cas échéant), peuvent participer à l’assemblée générale par voie électronique, à l’exception des membres du bureau.

Procès-verbal

Si des problèmes techniques surviennent pendant l’assemblée générale, ils doivent être mentionnés dans le procès-verbal de l’assemblée générale.

2. Assemblée générale écrite et vote à distance avant l’assemblée générale possible pour l’ASBL et l’AISBL

La possibilité de voter à distance avant l’assemblée générale a été introduite pour l’ASBL et l’AISBL. Toutefois, une disposition statutaire est nécessaire à cet effet, comme c’est également le cas pour la SA, SC et SRL.

Enfin, dans les ASBL et les AISBL, il est désormais également possible de tenir une assemblée générale purement écrite, comme c’est le cas pour les SRL, SC et SA. Tous les membres doivent ensuite signer ces résolutions écrites pour approbation. Cette méthode est ouverte à toutes les résolutions de l’assemblée générale, à l’exception des modifications des statuts.

POURQUOI LA RÉGLEMENTATION EST PLUS STRICTE QU’AUPARAVANT.

Plusieurs commentateurs présentent la modification de la loi comme un assouplissement qui rend possible la tenue d’une assemblée générale par télé- et/ou vidéoconférence pour les sociétés qui n’ont pas de disposition à ce sujet dans les statuts. Ce point de vue ne peut être suivi.

Le législateur avait déjà fait comprendre que les exigences énoncées dans (les versions antérieures des) articles 5:89 (SRL), 6:75 (SC) et 7:137 (SA) du CSA ne s’appliquaient pas aux assemblées générales tenues par télé- et/ou vidéoconférence, et que celles-ci étaient donc déjà valables dans la mesure où elles respectaient les principes généraux applicables aux assemblées générales.

Lors de l’introduction de l’AR nr. 4, les éléments suivants ont été pris en compte dans le commentaire des articles:

« Les articles 5: 89 (SRL), 6: 75 (SC) et 7: 137 (SA) n’ont pas trait aux assemblées tenues par conférence vidéo ou téléphonique avec un nombre limité de personnes, dans lesquelles tous les participants se connaissent et peuvent identifier les autres participants et qui valent comme des assemblée générales réellement tenues (l’unanimité n’est donc pas requise comme dans une assemblée écrite).

Les assemblées tenues par conférence vidéo ou téléphonique avec un nombre limité de personnes restent parfaitement possibles. Les principes généraux qui valent pour les assemblées générales disposent que pour se réunir valablement, les actionnaires ou membres doivent pouvoir délibérer, prendre la parole et exercer leur droit de vote. Le respect de ces principes est également possible par liaison téléphonique ou vidéo, combinée à l’e-mail pour l’échange de documents écrits. »

Parce que la loi du 20 décembre 2020 inclut désormais les assemblées générales par télé -et/ou vidéoconférence parmi celles visées aux articles 5:89 (SRL), 6:75 (SC) et 7:137 (SA) CSA, cette loi implique un durcissement des règles pour les assemblées générales par télé- et/ou vidéoconférence.

En effet, en vertu des principes généraux applicables aux assemblées générales, une assemblée générale à laquelle les membres du bureau ne se réunissent pas de manière présentielle était possible, et l’article 6 de l’AR nr. 4 prévoyait également cette possibilité. L’exigence que les membres du bureau se rencontrent physiquement est quelque peu étrange puisque, compte tenu de la pandémie de COVID-19, il convient d’éviter autant de contacts que possible.

La raison invoquée dans les travaux préparatoires pour justifier cette présence physique obligatoire, à savoir que les membres du bureau doivent signer le procès-verbal, n’est pas concluante. En effet, les actionnaires qui peuvent participer à distance doivent également signer la liste de présence, qui apparemment peut encore être échangée par e-mail.

Dans la mesure où cela est compatible avec les statuts, il peut être préférable de confier à une seule personne les différentes tâches du bureau afin de conserver la possibilité de faire participer tous les participants à distance.

Enfin, on peut également se demander pourquoi la participation électronique ne peut être rendue obligatoire par l’organe d’administration, et certainement pour la période où la pandémie fait encore rage.

Actuellement, la participation par un moyen de communication électronique n’est prévue que comme une option, ce qui peut entraîner des problèmes si une personne ayant le droit de participer insiste pour participer physiquement à l’assemblée générale.

Si l’organe d’administration fait également usage de la disposition temporaire permettant d’utiliser des moyens de communication électronique qui ne permettent pas de participer aux délibérations ou de poser des questions, les personnes habilitées à participer qui souhaitent exercer ces droits sont de facto contraintes de participer physiquement à l’assemblée générale, ce qui n’est pas souhaitable compte tenu de la pandémie qui sévit.

Une certaine adaptation du dispositif semble souhaitable.

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