Oprichting van een tijdelijke maatschap: wanneer dient uw KBO-inschrijving in orde te zijn?

Nu het nieuw Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) van kracht is, behoort de vroegere tijdelijke handelsvennootschap, oftewel de THV, tot het verleden. Indien u vandaag besluit om een project uit te voeren met een partner op tijdelijke basis en zonder over te gaan tot oprichting van een projectvennootschap met rechtspersoonlijkheid, dan zal u wellicht uw toevlucht nemen tot de tijdelijke maatschap (TM).

De TM is op vele vlakken zeer vergelijkbaar met de vroegere THV: het betreft een vennootschap van bepaalde duur, zonder rechtspersoonlijkheid en met hoofdelijke (en onbeperkte) aansprakelijkheid van de vennoten. Hoewel de regels betreffende de TM in het huidige WVV uitgebreider werden uitgewerkt dan de regels betreffende de THV in het vroegere Wetboek van vennootschappen, blijft er een belangrijke rol weggelegd voor de contractuele vrijheid van partijen. De vroegere constructies van geïntegreerde en niet-geïntegreerde samenwerkingsvormen kunnen nu dus ook vormgegeven worden in het kader van een TM-overeenkomst.

Wanneer u overgaat tot oprichting van een TM dient u ervoor te zorgen dat zij wordt ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Deze verplichting vloeit voort uit het Wetboek van economisch recht (WER: artikelen III.49, § 1, 1° en I.1, 1°, (c)). Vaak stelt zich, gelet op deze inschrijvingsplicht, de vraag vanaf wanneer dergelijke inschrijving in orde moet zijn. Zeker in het kader van overheidsopdrachten waar er soms een lang voorbereidend traject wordt doorlopen, stelt deze vraag zich.

Het WER geeft aan dat deze inschrijving dient te gebeuren “voor de aanvang van hun activiteiten” (artikel III.49, § 1, 1°). Het hierbij gehanteerde concept van de “aanvang van hun activiteiten” is echter niet meteen het helderste criterium. Zodoende rezen er vragen omtrent het uiterste moment van inschrijving.

Die vraag werd tijdens een vergadering van de Commissie voor Justitie die plaatsvond op 18 september 2019 ook aan de Minister van Justitie Koen Geens gesteld, waarop deze verduidelijkte dat er tijdens de gunningsfase nog geen inschrijvingsplicht bestaat. Dit leidt hij af uit het gegeven dat de maatschap pas over een inschrijving in de KBO dient te beschikken van zodra er sprake is van deelname aan het rechtsverkeer en er rechten en verplichtingen worden aangegaan met derden. Dit brengt hem tot de conclusie dat de inschrijvingsplicht geldt van “zodra de betrokken aannemers worden aangesteld als uitvoerder van de werken, zelfs indien de werken nog niet zijn aangevangen”. Vóór het ogenblik van aanstelling en dus tijdens de periode voor het klaarmaken en indienen van een offerte, zou dergelijke inschrijvingsplicht nog niet gelden, aldus de Minister (zie het volledige verslag op: https://www.dekamer.be/doc/CCRI/pdf/55/ic012.pdf).

Dit antwoord heeft de verdienste enige duidelijkheid te scheppen doch de juridische waarde ervan staat (nog) niet vast. Bijkomend wordt er zodoende tegemoetgekomen aan een pragmatische overweging: in de praktijk lijkt het immers weinig nut te hebben om steeds bij of vóór inschrijving reeds een KBO-nummer aan te vragen voor samenwerkingen waarvan men niet eens weet of ze effectief tot concrete activiteiten zullen leiden (buiten het voorbereiden van de offerte zelf).

Om hiermee in orde te zijn, doet u er dus goed aan om de nodige stappen te ondernemen van zodra u wordt ingelicht van de aanvaarding van uw offerte.