Omzendbrief werpt licht op achterstallige betaling bij overheidsopdracht

Op 1 juli 2013 is een nieuw koninklijk besluit met algemene uitvoeringsregels voor overheidsopdrachten (KB AUR) in werking getreden. Dat KB AUR legt ook de termijnen vast voor het betalen van de opdracht en legt sancties op voor laattijdige betalingen. Op 9 juni 2014 werd het KB AUR alweer gewijzigd.
In een omzendbrief van 20 november 2014 licht Premier Michel toe of, en sinds wanneer, de voorschriften uit het KB of het gewijzigde KB van toepassing zijn.

Algemene regels voor betalingsachterstand

De algemene regels die gevolgd moeten worden bij betalingsachterstand, werden uitgeschreven in de ‘wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties’. Een handelstransactie met een overeenkomst zonder datum of termijn van betaling moet volgens die wet betaald worden binnen de 30 dagen.

Maar de algemene regels zijn alleen van toepassing op handelstransacties tussen ondernemingen en overheidsinstanties “in de mate dat de specifieke bepalingen van de regelgeving inzake overheidsopdrachten op het vlak van de algemene uitvoeringsregels [het KB AUR] – niet van toepassing zijn”.

In de praktijk zijn de specifieke regels van het KB AUR niet van toepassing en gelden dus de algemene regels van de wet in 2 gevallen:

• enerzijds bij handelstransacties tussen ondernemingen onderling – en bepaalde overheidsbedrijven zijn nu eenmaal ‘ondernemingen’; en
• anderzijds bij kleine opdrachten tussen ondernemingen en overheidsinstanties-schuldenaars.

Overheidsbedrijven, zoals de NMBS, Belgacom of De Lijn, worden door de Europese wetgever beschouwd als gewone ondernemingen. Opdrachten die uitgaan van deze staatsbedrijven, vallen dus onder de algemene regels, en niet onder de specifieke regels inzake overheidsopdrachten.
Hetzelfde geldt voor de opdrachten die geplaatst worden door privéondernemingen die van de overheid bijzondere of uitsluitende rechten kregen. Ook die blijven onder de algemene regels vallen.

Kleine opdrachten, die geraamd worden op ten hoogste 8.500 euro (zonder btw), vallen buiten de overheidsopdrachtenwetgeving en volgen eveneens de algemene betalingsregels uit de wet.
Op het vlak van defensie- en veiligheidsopdrachten ligt die drempel op 17.000 euro.

Verificatie- én betalingstermijn

Voor de eigenlijke overheidsopdrachten heeft het KB AUR de betalingstermijn uit de vroegere regeling vervangen door 2 afzonderlijke termijnen:

• een vaste termijn voor het verifiëren van de geleverde prestaties (verificatietermijn); en
• een termijn voor betaling van de factuur (betalingstermijn).

De verificatietermijn bedraagt 30 dagen. Die termijn begint te lopen:

• vanaf de datum van ontvangst van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de werken, bij werken;
• vanaf de datum van de levering, bij leveringen; en
• vanaf de datum van beëindiging van de prestatie, bij diensten.

De eigenlijke betalingstermijn bedraagt eveneens 30 dagen en begint te lopen vanaf het beëindigen van de verificatie, indien de overheid intussen over alle vereiste documenten (regelmatig opgemaakte schuldvordering, factuur, …) beschikt.
Als de verificatie beëindigd wordt op de 10e dag van de verificatietermijn van 30 dagen, begint de betalingstermijn dus te lopen op de 11e dag.

Opgelet echter. Oorspronkelijk stond in het KB AUR dat de betalingstermijn begon te lopen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn van 30 dagen. De regel dat het beëindigen van de verificatie, de betalingstermijn al doet ingaan, werd ingevoerd door het wijzigingsbesluit en geldt pas sinds 9 juni 2014.

Geen verificatietermijn

Wat als de opdrachtdocumenten de toepassing van een verificatietermijn uitsluiten. Dan vangt de betalingstermijn van 30 dagen aan:

• na de datum van ontvangst van de schuldvordering of factuur;
• na de datum van ontvangst van de gedetailleerde staat van de werken, na de datum van levering, of na de datum van beëindiging van de dienst (als de datum van ontvangst van de schuldvordering of factuur niet vast staat); en
• na de realisatie van de werken, na de uitvoering van de levering, of na de prestatie van de dienst (als de schuldvordering of factuur ontvangen werd vóór de realisatie van de werken, vóór de levering, of vóór de beëindiging van de dienst).

De omzendbrief wijst er echter op dat er altijd een verificatie moet plaatsvinden, tenzij de opdrachtdocumenten expliciet bepalen dat er geen verificatie zal gebeuren.

Langere betalingstermijn in de gezondheidssector

De lidstaten kregen van de Europese wetgever de mogelijkheid om de betalingstermijn van 30 dagen, op 60 dagen te brengen voor “specifiek voor dat doel erkende overheidsorganisaties die gezondheidszorg verstrekken”. Ons land maakt van die mogelijkheid gebruik, maar beperkt ze tot de werken die verbonden zijn aan de specifieke gezondheidsactiviteiten: “De (…) bedoelde betalingstermijn bedraagt zestig dagen voor de opdrachten geplaatst door aanbestedende overheden die gezondheidszorg verstrekken en die specifiek voor dat doel zijn erkend, zij het enkel voor de werken verbonden aan die specifieke activiteit”.

De omzendbrief kadert dit. Als één enkele rechtspersoon naast een zorgvoorziening nog een andere entiteit omvat, bv. een onderwijsinstelling, dan geldt de langere betalingstermijn alleen voor de opdrachten die uitgaan van de zorgverstrekkende entiteit. Anderzijds geldt de lange betalingstermijn voor álle opdrachten die uitgaan van de zorginstelling. Dus niet alleen voor het verwerven van medische apparatuur, geneesmiddelen, enz., maar ook voor de werken, leveringen en diensten die niet specifiek bestemd zijn voor het verstrekken van gezondheidszorgen.

Schorsing van de betalingstermijn

De betalingstermijn wordt verlengd met het aantal dagen waarover de opdrachtgever beschikt om zijn factuur in te dienen, en met het aantal dagen dat er moet worden gewacht op een antwoord bij een bevraging over de eventuele fiscale of sociale schulden.
Meer daarover in de omzendbrief.

Globale verificatie- en betalingstermijn

Het wijzigings-KB heeft het KB AUR bijgestuurd: sinds 9 juni 2014 moeten de verificatie- en betalingstermijnen ook globaal bekeken en gerespecteerd worden. Dat betekent dat er sinds die datum een intrest wegens laattijdige betaling en een vergoeding voor invorderingskosten verschuldigd is:

• als de betaling plaatsvindt buiten de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen; én
• als de betaling plaatsvindt buiten de globale betalingstermijn van – in de regel – 60 dagen (30 dagen verificatietermijn – als die termijn volledig wordt uitgeput – plus 30 dagen betalingstermijn).

Immers, momenteel staat er geen sanctie op het overschrijden van de verificatietermijn van 30 dagen, maar wel op het overschrijden van de betalingstermijn van maximum 30 dagen. De overheid wil met haar ‘globaliseringsmaatregel’ vermijden dat bepaalde autoriteiten de verificatie straffeloos zouden rekken, om zo de effectieve betaling te kunnen uitstellen.

Verlenging van de verificatie- of betalingstermijn

Het KB AUR verbiedt het invoeren van langere verificatie- of betalingstermijnen. Dergelijke bepalingen in de opdrachtdocumenten worden als onbestaande beschouwd.

Het besluit kent slechts één uitzondering. Zowel de verificatie-, als de betalingstermijn kan uitzonderlijk verlengd worden als tegelijkertijd aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• de langere termijn is expliciet ingeschreven in de opdrachtdocumenten;
• de verlenging is objectief gerechtvaardigd op grond van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht;
• de bijzondere aard of eigenschappen worden uitdrukkelijk gemotiveerd in het bestek; en
• de verlenging van de verificatietermijn brengt geen kennelijke onbillijkheid met zich mee voor de opdrachtnemer, terwijl de verlengde betalingstermijn niet meer dan 60 dagen bedraagt.

De omzendbrief benadrukt dat zowel de verlenging van de verificatietermijn, als de verlenging van de betalingstermijn, “een uitzonderlijke aangelegenheid dient te blijven”.

Intrest, forfait en vergoeding voor invorderingskosten

Bij overschrijding van de betalingstermijn heeft de opdrachtnemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op betaling van een verwijlinterest volgens het aantal dagen overschrijding, én op een forfaitaire vergoeding van 40 euro wegens invorderingskosten.

De opdrachtnemer behoudt daarnaast het recht op een redelijke schadeloosstelling voor de hogere invorderingskosten die door de laattijdige betaling zouden zijn ontstaan. De omzendbrief verwijst bijvoorbeeld naar de kosten voor het inschakelen van een advocaat of incassobureau.

Dat de intrest en het forfait van rechtswege verschuldigd zijn, betekent dat de opdrachtnemer géén afzonderlijk verzoek tot betaling moet indienen.
Al vragen wij ons af of dat zo verstandig is…

De omzendbrief verduidelijkt nog dat de interest berekend wordt op het opdrachtbedrag zonder btw.

Verwijlintrest

De toepasselijke rentevoet wordt berekend door de minister van Financiën en wordt “aan het begin van elk semester” bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad en op de federale website ‘16Procurement‘, aldus de omzendbrief.
Dat die bekendmaking ook effectief aan het begin van elk semester plaatsvindt, durven wij te betwijfelen…

De rentevoet bedraagt momenteel 8,5%, op jaarbasis.

Onder de vorige regeling kon de rentevoet in zeer uitzonderlijke gevallen verminderd worden in de opdrachtdocumenten, maar die mogelijkheid is weggevallen.

Ook voor speciale opdrachtcategorieën

De omzendbrief benadrukt tot slot dat de voorgaande betalingsvoorschriften in de regel ook van toepassing zijn op:

• promotieopdrachten van werken;
• concessies van openbare werken; en
• opdrachtcategorieën die voor het overige op algemene wijze zijn uitgesloten uit het toepassingsgebied van het KB AUR, zoals de opdrachten betreffende financiële diensten en de opdrachten inzake gezondheids- en sociale diensten.

De toepassing van de betalingsregels uit het KB AUR op deze bijzondere categorieën wordt verder geëxpliciteerd in het KB AUR zelf (art. 6, art. 96 en art. 104).

Van omzendbrief naar omzendbrief

De nieuwe omzendbrief komt in de plaats van de omzendbrief van 12 maart 2009, hoewel die laatste haar uitwerking behoudt ten aanzien van de oude overheidsopdrachten, die vóór 1 juli 2013 geplaatst werden.

Bron: Omzendbrief van 20 november 2014 [betreffende] Overheidopdrachten en concessies van openbare werken. – Betalingsregels van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels voor de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 22 mei 2014. – Termijnen en sancties, BS 26 november 2014.

Zie ook:

• Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, BS 7 augustus 2002.
• Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, BS 14 februari 2013 (KB AUR).