Enkele aandachtspunten bij de deelname aan de algemene (jaar-) vergadering
De deadline voor het houden van de jaarvergadering van vennootschappen waarvan het boekjaar afsluit op 31 december nadert met rasse schreden. Als de statutaire datum niet gehaald werd moet de jaarvergadering toch uiterlijk gehouden zijn op 30 juni.
Deze bijdrage heeft tot doel om aandeelhouders op enkele aandachtspunten te wijzen bij de deelname aan de algemene vergadering van een niet-genoteerde (besloten) vennootschap.
Achtereenvolgens staat de bijdrage stil bij (i) de te verzamelen documenten in voorbereiding op de algemene vergadering (ii) de wijze waarop u extra informatie kan verkrijgen, (iii) het verloop van de algemene vergadering, en (iv) enkele alternatieve wijzen waarop u kan deelnemen en/of kan stemmen.
(i) WELKE DOCUMENTEN
Om geïnformeerd aan een algemene vergadering deel te nemen beschikt u best over de volgende documenten:
1. De gecoördineerde statuten van de vennootschap: de statuten bevatten regels over het verloop van de algemene vergadering en de vereiste meerderheden om besluiten te nemen. Mogelijks bevatten ze ook stemrechtbeperkingen. Voor recent opgerichte vennootschappen of vennootschappen waarvan de statuten recent gewijzigd zijn, kan u deze terugvinden via (https://statuts.notaire.be/stapor_v1/search).
2. De oproeping: de oproeping bevat naast de plaats, de dag en het uur van de vergadering ook de agenda met de te behandelen punten. Er kunnen in principe geen zaken beslist worden buiten deze agenda.
De oproeping dient ten minste vijftien dagen vóór de algemene vergadering meegedeeld te zijn. Maakte u als aandeelhouder een e-mailadres over aan de vennootschap dan kan de vennootschap de oproeping mailen via dat adres. Beschikt de vennootschap niet over een e-mailadres, dan dient ze de oproeping per gewone post te verzenden op dezelfde dag waarop de e-mails met de oproepingen aan andere aandeelhouders worden uitgezonden.
3. De jaarrekening: de jaarrekening moet meegezonden worden samen met de oproeping.
4. Het jaarverslag, in voorkomend geval: Dit is niet vereist als de niet-genoteerde vennootschap klein is.
5. Het controleverslag van de commissaris, in voorkomend geval. Als de vennootschap een commissaris benoemde dient dergelijk verslag opgesteld te worden en meegezonden te worden met de oproeping.
6. In voorkomend geval: de lijst van de aandeelhouders die hun aandelen niet hebben volgestort.
7. In voorkomend geval: het intern reglement. Een intern reglement kan binnen de wettelijke grenzen invloed hebben op de winstrechten en de stemrechten van de aandeelhouders.
Indien de vennootschap ook een geconsolideerde jaarrekening dient op te stellen dient ook de geconsolideerde jaarrekening, het jaarverslag en het controleverslag over de geconsolideerde jaarrekening meegezonden te worden met de oproeping.
Afhankelijk van de agendapunten kan het ook zijn dat andere verslagen gevoegd moeten worden. Zo dient het bestuur bijvoorbeeld in het kader van een alarmbelprocedure een bijzonder verslag op te stellen.
(ii) VERKRIJGEN VAN EXTRA INFORMATIE
Wanneer na nazicht van deze stukken er informatie onduidelijk is of ontbreekt, kan ervoor geopteerd worden om het vraagrecht uit te oefenen dan wel de individuele onderzoeks- en controlebevoegdheid uit te oefenen.
Het vraagrecht kan vooraf of tijdens de algemene vergadering mondeling of schriftelijk worden uitgeoefend. Om de kans te verhogen om een inhoudelijk antwoord te krijgen is het aanbevolen de vragen enige tijd voor de algemene vergadering schriftelijk over te maken.
De vragen dienen betrekking te hebben op de agendapunten. De verscheidene rubrieken van de jaarrekening kunnen als kapstok gebruikt worden om een vraag aan op te hangen.
De bestuurders kunnen in het belang van de vennootschap, weigeren op vragen te antwoorden wanneer de antwoorden de vennootschap schade kunnen berokkenen of in strijd zijn met vertrouwelijkheidsverbintenissen van het bestuur en/of de vennootschap. Is er een commissaris dan kunnen de vragen ook aan hem worden gericht. De commissaris zal die vragen overmaken aan het bestuur en dient zelf te antwoorden op de vragen die verband houden met de agendapunten waarover hij verslag uitbrengt. Naast dezelfde gronden waarover de bestuurders beschikken om niet te moeten antwoorden, kan de commissaris ook zijn beroepsgeheim inroepen om niet te antwoorden.
De individuele onderzoeks- en controlebevoegdheid kan enkel uitgeoefend worden wanneer er geen commissaris werd aangesteld. Deze bevoegdheid uitoefenen houdt in dat u, al dan niet bijgestaan of vertegenwoordigd door een externe accountant, ter plaatse de financiële toestand van de vennootschap kan controleren. Dit kan onaangekondigd maar in de praktijk is het nuttig om de controle wel aan te kondigen. De kans is dan groter dat u effectief een controle zal kunnen doen. Meer nog dan het stellen van vragen zal het uitoefenen van deze bevoegdheid als een soort motie van wantrouwen ten aanzien van het bestuur worden gezien. Deze bevoegdheid kan ook buiten enige algemene vergadering om worden uitgeoefend.
(iii) VERLOOP VAN DE ALGEMENE VERGADERING
Een algemene vergadering dient te starten met de ondertekening van de aanwezigheidslijst. Het is aan te raden te verifiëren of de vermelde participaties en gegevens kloppen.
Ook bij een vergadering op afstand dient er een aanwezigheidslijst te zijn. Als er geen gebruik wordt gemaakt van een digitale ondertekening, kan de aanwezigheidslijst aan elk van de deelnemers toegezonden worden met te vraag om deze te ondertekenen en een scan terug te zenden.
Er wordt ook een bureau aangeduid met meestal een voorzitter, secretaris en één of meer stemopnemers.
Na het overlopen van de oproepingsformaliteiten en de agenda kan de agenda worden aangevat.
Er kunnen op dat moment nog steeds vragen worden gesteld. Verschillende vragen over hetzelfde onderwerp kunnen worden gegroepeerd.
Het is belangrijk dat er notulen worden opgesteld van de vergadering waarin het verloop van de vergadering duidelijk en objectief wordt weergegeven. Vreest u dat een verklaring niet of niet juist in de notulen zal worden opgenomen, kan u ervoor opteren uw tussenkomst neer te schrijven met het verzoek deze tussenkomst aan de notulen te hechten als integraal deel ervan.
De leden van het bureau en de aandeelhouders die erom verzoeken ondertekenen de notulen. De aandeelhouders hebben het recht om een kopie op te vragen van de aanwezigheidslijst en de notulen.
Afhankelijk van de ligging van de exploitatiezetel van de vennootschap zal de taal van de notulen in het Nederlands, Frans of Duits moeten zijn.
(iv) ALTERNATIEVE WIJZEN VAN DEELNAME EN/OF STEMMEN
Deelname op afstand
Het bestuur kan de deelnemers van de algemene vergadering de mogelijkheid bieden om op afstand via een elektronisch communicatiemiddel (denk aan de verscheidene tele- en videoconferentie-applicaties) deel te nemen. De oproeping moet dan een heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedure bevatten met betrekking tot deze deelname op afstand.
Het geven van een volmacht
Behalve wanneer de statuten dit uitsluiten, kan u zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een lasthebber die dan in uw naam kan stemmen. Het kan zijn dat de statuten het geven van een volmacht niet uitsluiten maar wel beperken door bijvoorbeeld aan te geven dat enkel aandeelhouders lasthebber kunnen zijn en/of dat één lasthebber maar een beperkt aantal volmachten kan dragen.
Stemming per brief – elektronische stem voor de algemene vergadering
De statuten kunnen ook toelaten dat er voor de algemene vergadering bij brief of elektronisch kan worden gestemd voor de te nemen besluiten. Voorzien de statuten dit niet staan deze methoden niet ter beschikking. De stemming per brief en elektronische stem voor de algemene vergadering zijn te onderscheiden van een schriftelijke algemene vergadering die al dan niet via elektronisch handtekening ondertekend is.
Schriftelijke algemene vergadering
Bij de schriftelijke algemene vergadering vergaderen de aandeelhouders noch fysiek nog elektronisch terwijl bij een stemming per brief en/of elektronische stem voor de algemene vergadering de stem wordt verzonden voor de algemene vergadering die nog zal plaatsvinden. Om besluiten via een schriftelijke algemene vergadering te nemen dienen de aandeelhouders een geschreven stuk met de besluiten (al dan niet elektronisch) te ondertekenen en dienen alle aandeelhouders unaniem in te stemmen met de deze besluiten.
De schriftelijke algemene vergadering staat niet open voor statutenwijzigingen en kan statutair worden uitgesloten.