EMPLOYMENT FLASH COVID-19 – TELE(THUIS)WERK – 9 BEST PRACTICES
Op maandag 8 juni 2020 ging fase 3 van het afbouwplan van de federale regering in waardoor de aanvankelijk zeer strenge maatregelen ter bestrijding van de verspreiding van het COVID-19-virus verder versoepeld worden. Deze versoepeling betekent een radicale verandering in aanpak ten aanzien van de regels die tot nu van kracht waren en dit onder het motto ‘van nu af aan is vrijheid de regel en wat niet mag de uitzondering’.
Ook op de werkvloer verandert bijgevolg één en ander. Sinds 13 maart 2020 gold immers de regel dat telethuiswerk, waar mogelijk, verplicht was. Deze verplichting valt in fase 3 weg, waardoor een werkgever vanaf deze week opnieuw de fysieke aanwezigheid op de werkvloer kan eisen van zijn werknemers. Daartegenover staat natuurlijk wel de verplichting van de werkgever om ten alle tijd een veilige werkplek aan zijn werknemers te kunnen garanderen en dit met inachtneming van alle coronamaatregelen die in dit kader blijven gelden.
Uit recente studies is gebleken dat in België tijdens de lock-down massaal gebruik gemaakt werd van telethuiswerk. Enkele voordelen van het telethuiswerk zijn immers door de COVID-19-crisis in een versneld tempo duidelijk geworden: (i) meer productiviteit van werknemers op een gewerkte dag door o.a. time-shift, (ii) meer flexibiliteit in de organisatie van de work-life balance, (iii) positieve impact op files en milieu, (iv) daling in vergoeding woon-werkverkeer (v) minder infrastructurele noden voor werkgevers en tot slot (vi) een modern en innovatief imago van de werkgever. De verwachting is dan ook dat in vele bedrijven het (deels) tele(thuis)werk definitief zijn ingang gevonden zal hebben.
In deze newsflash bieden wij werkgevers een aantal praktische tips teneinde het verderzetten van tele(thuis)werk ook juridisch op punt te stellen.
1) Het begrip “tele(thuis)werk” omvat de organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden, die ook op de bedrijfslocatie uitgevoerd zouden kunnen worden, op regelmatige basis (en dus niet incidenteel) van thuis uit (of vanuit een andere door de werknemer gekozen plaats) uitgevoerd wordt en dit met behulp van informatietechnologie. Essentieel aan dit begrip is het structurele karakter hiervan, aangezien op die manier het onderscheid wordt gemaakt met het occasioneel telewerk (waarvoor andere regels gelden).
2) Definieer de functies die hiervoor in aanmerking komen en creëer een draagvlak, ook bij het management. Maak voorafgaandelijk binnen de organisatie de oefening door na te gaan voor welke functies tele(thuis)werk mogelijk is (rekening houdende met het takenpakket en verantwoordelijkheden) en voor welke functies dit niet in de praktijk haalbaar is.
3) Tele(thuis)werk is steeds vrijwillig en kan bijgevolg noch door de werkgever, noch door de werknemer eenzijdig afgedwongen worden.
4) Structureel telewerk vereist steeds een schriftelijke individuele overeenkomst dat het gemeenschappelijke akkoord van werkgever en werknemer omvat en waarin een minimum aantal afspraken inzake telewerk vastgelegd moeten worden.
5) Voorzie in het arbeidsreglement of in een specifieke bedrijfspolicy / -cao de nodige en praktische afspraken omtrent telewerk. In dit kader is het goed te weten dat de logge procedure voor wijziging van het arbeidsreglement voor het invoeren van deze afspraken niet gevolgd moet worden.
6) Wees attent voor het welzijn van uw werknemers en zorg ervoor dat de totale werkbelasting van de telewerker niet zwaarder wordt door het telewerk. Maak bijgevolg duidelijke afspraken tussen welke tijdstippen de telewerker beschikbaar moet zijn en voorzie bijgevolg dat er voldoende mogelijkheid is om te deconnecteren. Voor telewerkers geldt immers nog steeds dezelfde maximale wekelijkse arbeidsduurregeling als voor hun collega’s die in de bedrijfsgebouwen werken.
7) Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen, het installeren en het onderhouden van de nodige apparatuur voor het telewerk. Indien dit ook effectief gebeurt, zal de werkgever (nog slechts) de kosten van communicatie en verbindingen moeten betalen die gebruikt worden in de uitoefening van de arbeidsovereenkomst.
Maak in dit kader ook van de gelegenheid gebruik om duidelijke afspraken te maken over het al dan niet privé-gebruik van de ter beschikking gestelde apparatuur (en de aanrekening van een voordeel alle aard desgevallend).
Indien de werknemer echter gebruik zal maken van eigen apparatuur, zoals bijv. zijn laptop, printer, scanner, eigen internetconnectie etc., aanvaardt de RSZ dat de werkgever, onder bepaalde voorwaarden, een forfaitaire vergoeding toekent van 20 EUR/maand voor de aankoop van de persoonlijke computer, en 20 EUR/maand voor het gebruik van de eigen internetverbinding van de werknemer.
8) Desgevallend kan je als werkgever bijkomend een (netto) kostenvergoeding toekennen tot dekking van de kosten die gelinkt zijn aan de verwarming, elektriciteit ed. van het bureau thuis. Telewerken impliceert immers onvermijdelijk dat de werknemer meer tijd thuis doorbrengt. Dit uit zich eveneens in een hoger energieverbruik (elektriciteit, verwarming, water etc.) en gebruik van eigen klein bureaumateriaal.
De RSZ aanvaardt in dit kader dat de werkgever een maandelijks forfaitair (netto)bedrag kan toekennen aan de structurele telewerkers (op vandaag 129,48 EUR/maand) om de gemaakte kosten te vergoeden. Als alternatief aanvaardt de RSZ dat de werkgever een (netto) kostenvergoeding toekent aan de structurele telewerker die gelijk is aan 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op de prestaties die thuis gerealiseerd worden.
9) Tot slot, check tijdig de geldende arbeidsongevallenpolis teneinde zich ervan te vergewissen dat (en onder welke voorwaarden) ook ongevallen die zouden voorvallen tijdens het telethuiswerk eveneens door de arbeidsongevallenverzekering gedekt zullen worden.
Indien u verdere vragen heeft over het invoeren en het organiseren van tele(thuis)werk in uw onderneming, aarzel zeker niet het Employment-team te contacteren teneinde het post lock-down tele(thuis)werk tot een succes te maken.
