Dans ces cas, l’employeur doit fournir un certificat à ses employés. Ne l’oubliez pas !

Source: Arrêté ministériel modifiant l’arrêté ministériel du 28 octobre 2020 portant des mesures d’urgence pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19

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FLASH INFO DROIT SOCIAL – COVID-19

Impact de la crise COVID-19 sur vos élections sociales : la suspension de la procédure électorale est confirmée par la loi

Dans un précédent Flash Info, nous vous avions informés du fait que les partenaires sociaux du Conseil National du Travail étaient parvenus à un accord afin de suspendre la procédure électorale en raison de la crise COVID-19. Ceci a à présent été confirmé par la loi. Hier, la « Loi visant à réglementer la suspension de la procédure des élections sociales de l’année 2020 suite à la pandémie du coronavirus COVID-19 » a été votée au Parlement. Cette loi sera bientôt publiée au Moniteur belge (avec effet rétroactif à partir du 17 mars).

Cette loi met fin aux incertitudes qui existaient concernant les procédures électorales en cours et les mesures qui, le cas échéant, devaient encore être prises dans ce cadre.

Les principes les plus importants de cette loi peuvent être résumés comme suit :

1)    La période durant laquelle se situeront les nouvelles dates d’élection n’a pas (encore) été déterminée. Auparavant, le CNT avait proposé à ce propos la période du 16 au 29 novembre 2020, mais cela n’a – jusqu’à présent – pas été confirmé. L’on attend probablement de voir comment la pandémie va évoluer et combien de temps dureront les conséquences de celle-ci.

2)    Toutes les opérations électorales jusqu’au jour X + 35 devaient être effectués conformément au calendrier initial. Concrètement, cela signifie que les listes de candidats devaient être rendues au plus tard le jour X + 35 (c’est-à-dire en principe au plus tard le 30 mars passé selon le calendrier initial, sauf pour les entreprises qui entament la procédure électorale ultérieurement, ou qui ont pris du retard en raison de procédures judiciaires).

Les candidats qui figurent sur ces listes de candidats du jour X + 35 bénéficient à ce jour de la protection particulière contre le licenciement.

3)    Toutes les opérations électorales sont suspendues à partir du jour X + 36 pour une durée encore indéterminée. Cela signifie que toutes les opérations à partir du jour X + 36, comme par exemple l’affichage des listes de candidats ou la phase de réclamation et de recours contre ces listes de candidats, ne peuvent être poursuivies. Si elles ont tout de même lieu, la loi stipule explicitement que ces opérations sont nulles.

Seulement dans l’hypothèse où aucune liste de candidats n’a été déposée (et ce pour aucune catégorie de personnel) la procédure peut être définitivement arrêtée depuis le jour X + 36 initial. Dans ce cas, la procédure ordinaire d’arrêt complet doit être suivie.

Toutefois, la date à laquelle la procédure d’élection peut reprendre à partir de X + 36 n’a pas encore été déterminée, comme déjà mentionné ci-dessus.

4)    Le respect des conditions d’éligibilité sera évalué pour tous les candidats par rapport à la date d’élection initiale Y (et non par rapport à la nouvelle date d’élection qui reste à déterminer).

5)    Les organes consultatifs existants (Conseil d’entreprise et/ou le Comité pour la Prévention et la Protection au Travail) continueront à fonctionner jusqu’à l’installation des nouveaux organes élus (c’est-à-dire au plus tard le nouveau jour Y + 45). Cette date se situerait  – sur base de la période électorale proposée par le CNT – entre le 31 décembre 2020 et le 13 janvier 2021.

6)    Par conséquent, tous les candidats, tous les candidats non élus et tous les membres des organes consultatifs existants restent soumis à la protection particulière contre le licenciement jusqu’au nouveau jour Y + 45 – et ce également durant la période de suspension.

Cette protection particulière contre le licenciement consiste en une partie fixe (en fonction de l’ancienneté à la date du licenciement) et en une partie variable si l’employé demande sa réintégration et que celle-ci n’a pas été acceptée par l’employeur.

Toutefois, pour tous les candidats de 2016 qui ne se présentent plus en 2020, il existe un règlement spécifique pour la partie variable de la protection particulière contre le licenciement :

• Pour ceux qui ont déjà été licenciés avant le 17 mars 2020, le calcul de l’indemnité de protection variable sera limité en fonction du jour initialement prévu Y + 45 (normalement juin 2020) ;
• Pour ceux qui sont licenciés après le 17 mars 2020, le calcul normal de l’indemnité de protection variable continue de s’appliquer, plus précisément en fonction du jour reporté Y + 45 (probablement fin 2020 – début 2021).

7)    La période occulte de protection contre le licenciement est clôturée le X + 35 pour les candidats qui ont effectivement été présentés en tant que candidats ce jour-là.

Pour les remplaçants de ces candidats, qui ne seront présentés qu’après la période de suspension, la période occulte ne court pas pour le moment. Cette période occulte ne commencera dans leur chef qu’à partir du 36ième jour précédant le nouveau jour X + 36 à déterminer dans le cadre du nouveau calendrier électoral.

Dès que les nouvelles dates d’élection seront confirmées par Arrêté Royal, un nouveau calendrier électoral pourra être établi. Nous vous tenons bien entendu informés et restons à votre disposition pour toute question complémentaire à ce sujet.

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Vous pouvez vérifier par vous-même au moyen d’une checklist spécifique prévention COVID-19 si votre entreprise répond aux conditions imposées par ces mesures.

Toutefois, cette possibilité d’autocontrôle est désormais également utilisée par les services d’inspection du Contrôle du bien-être au travail pour vérifier par téléphone / par e-mail si les mesures corona sont respectées au sein de votre entreprise.

Préparez-vous donc dès maintenant en discutant préalablement de cette checklist avec votre service de prévention interne ou externe afin que vous soyez, en cas de contrôle, en mesure de répondre de manière précise aux services d’inspection. En outre, il est conseillé de rassembler dès à présent des éléments de preuves, par exemple en prenant quelques photos des lieux de travail adaptés et en dressant la liste des mesures concrètes qui ont été prises afin de sécuriser le lieu de travail.

Les sanctions pour les employeurs dans le cadre du bien-être au travail sont sévères, allant d’amendes administratives à des amendes pénales, et même à des peines d’emprisonnement. Dans le cas où l’inspection estimerait que la santé ou la sécurité des employés est menacée, il peut être envisagé de mettre fin à l’activité ou de sceller le lieu de travail.

Attention, vos employés peuvent également prendre directement contact avec les services d’inspection s’ils estiment que vous, en tant qu’employeur, ne respectez pas les mesures corona impératives. Ils peuvent également signaler des infractions via un site web spécifique. Une telle plainte augmente bien entendu le risque d’un contrôle par les services d’inspection. Il est donc absolument conseillé d’organiser le travail conformément aux mesures corona et de communiquer à ce propos avec vos employés de manière transparente.

N’hésitez surtout pas si vous avez encore des questions concernant le virus COVID-19 sur le lieu de travail. Nous sommes à votre disposition dans ces circonstances extrêmement inhabituelles.

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Les partenaires sociaux et le Conseil National du Travail (CNT) ont été très actifs à ce propos. En ce qui concerne plus particulièrement les élections sociales (qui devraient en principe avoir lieu entre le 11 et le 24 mai 2020), les partenaires sociaux au sein du CNT sont parvenus à un accord en date du 24 mars passé pour arrêter temporairement et suspendre la procédure électorale à partir du jour X+36.

Concrètement, cela signifie que pour l’instant :

• le jour X+35 actuel sera retenu selon le calendrier procédural en vigueur et par conséquent que les listes de candidats peuvent / doivent être introduites jusqu’au jour X+35 (au plus tard le 30 mars). Cette décision garantit la sécurité juridique pour les employeurs et les employés, étant donné que les nouveaux candidats seront déjà connus.
• Toutes les étapes et actions du calendrier procédural à partir du jour X+36 seront provisoirement reportées à après l’été 2020. Par conséquent, il ne sera pas encore nécessaire de procéder à l’affichage des listes de candidats, au « nettoyage » des listes électorales, etc.
• Les élections sociales n’auront lieu qu’après l’été 2020. Dans ce cadre, le CNT a proposé de fixer cette période entre le 16 et le 19 novembre 2020.

Important à retenir : Tant qu’aucun nouvel organe consultatif n’aura été créé, les organes actuels continueront à fonctionner. Même durant cette crise, il est de la responsabilité de l’employeur de continuer à impliquer les organes consultatifs de l’entreprise du mieux possible dans les matières pour lesquelles ceux-ci sont compétents. Dans ce cadre, les réunions peuvent encore être organisées, en tenant compte des règles de « distanciation sociale » (via des conférences téléphoniques, Skype ou d’autres solutions trouvées après concertation).

Enfin, nous rappelons que les partenaires sociaux du Conseil National du Travail ont émis un avis unanime concernant les différents points qui devraient être légiférés au plus vite en ce qui concerne la suspension et la future poursuite de la procédure des élections sociales. Bien entendu, nous suivons ceci de près et nous vous en informerons par après.

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Jusqu’à récemment, deux scénarios de chômage temporaire étaient possibles : (i) le chômage pour cause de force majeure, ou bien (ii) le chômage pour raisons économiques (par manque de travail).

Compte tenu du grand nombre de demandes à court terme et du fait que les formalités et les conditions de ces procédures différaient fortement l’une de l’autre, le Conseil des ministres a décidé de développer désormais une procédure uniforme pour le chômage temporaire, qui est la même tant pour les ouvriers que pour les employés : la « procédure corona« .

Dans le cas où un employeur est confronté à un chômage temporaire en raison de la propagation du coronavirus (et donc à l’absence de travail ou manque de travail), cette situation est immédiatement considérée comme étant un cas de force majeure.

Ci-dessous, nous vous proposons un aperçu schématique des changements les plus importants:

• Tous les cas de chômage temporaire liés au corona sont désormais automatiquement considérés comme étant des cas de chômage temporaire pour cause de force majeure.
• Il n’est plus nécessaire de notifier préalablement le chômage temporaire pour cause de force majeure au bureau de chômage compétent de l’ONEM (et il n’est donc plus nécessaire d’attendre leur décision). Cette mesure s’applique provisoirement jusqu’au 5 avril 2020.
• Si vous avez déjà introduit une demande de chômage temporaire pour raisons économiques et que vous avez déjà mentionné le coronavirus lors de votre notification à l’ONEM, l’ONEM convertira votre dossier sans formalités en dossier de chômage temporaire pour cause de force majeure. Ce qui précède est également d’application lorsque le travail peut encore être accompli par certains employés ou lors de certains jours.

Il est important que le formulaire ASR-scénario 5 « force majeure » indique déjà la raison du chômage temporaire (et ce en mentionnant le code « nature du jour » 5.4. et avec pour raison « virus corona »).

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’envoyer ce formulaire dans les plus brefs délais, car l’ONEM peut utiliser ce formulaire pour déterminer le montant des allocations aux employés mis en chômage temporaire.

Par conséquent, vous ne devez pas reporter la remise du formulaire ASR Scénario 5 à la fin du mois. Dès que toutes les données jusqu’à la fin du mois seront connues, vous pourrez rendre le document, ce qui permettra également aux employés d’être payés plus rapidement.

Le lien vers le formulaire est le suivant: https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/drs/onem/scen5/about.htm

• Même si le virus corona n’a pas été mentionné dans la demande initiale de chômage temporaire pour raisons économiques, vous pouvez passer à la procédure corona en spécifiant « force majeure » comme raison du chômage temporaire dans le Scénario ASR 5 (en saisissant le code « nature du jour » 5.4. et avec « virus corona » pour raison).
• Si vous n’avez pas encore fait de demande pour chômage temporaire, il suffit de rendre un Scénario ASR 5 à votre bureau de chômage de l’ONEM et d’indiquer « force majeure » en tant que raison du chômage temporaire (en mentionnant le code « nature du jour » 5.4. et avec « virus corona » comme raison). Nous vous conseillons de contacter votre secrétariat social dans les plus brefs délais afin de remplir ces formalités.
• Dans le cadre de la procédure corona, l’obligation de l’employeur de fournir un formulaire de contrôle mensuel C3.2A à chaque travailleur mis en chômage temporaire pour les mois de mars, avril, mai et juin 2020 expire. Par conséquent, les employés ne sont plus contraints d’être en possession d’une carte C3.2A pendant ces quatre mois.
• Le travailleur mis en chômage temporaire doit utiliser un formulaire simplifié C3.2-EMPLOYE-CORONA pour introduire sa demande d’allocations auprès de son établissement de paiement. Il/elle doit ensuite envoyer ce formulaire par courrier ou par e-mail à son syndicat ou, s’il n’est pas membre d’un syndicat, à la CAPAC (Caisse auxiliaire de paiement des allocations de chômage).
• Tous les employés qui sont temporairement mis au chômage sur base de la procédure corona recevront des allocations de chômage sans avoir à remplir certaines conditions (telles que le respect d’un délai de carence). Cette allocation s’élève à 70 % du salaire moyen plafonné (plafonné à 2.754,76 EUR par mois (prévu provisoirement jusqu’au 30 juin 2020)).

Dans le cadre de la procédure corona, un supplément de 5,63 EUR par jour de chômage est versé par l’ONEM en plus de l’allocation de chômage.

Un précompte professionnel de 26,75 % est retenu sur l’allocation de chômage.

Afin d’accélérer le processus de paiement, le gouvernement fédéral a exprimé son intention de verser une avance de 1.450 EUR par mois à tous les employés concernés. Le montant exact ne sera déterminé et, éventuellement, régularisé que dans une phase ultérieure.

• Dans le cadre de la procédure corona, les travailleurs peuvent alterner les jours de chômage et les jours travaillés. Dans ce cadre, il est important de savoir que le jour de chômage doit toujours constituer un jour complet. Il n’est donc pas possible pour un employé de travailler le matin et d’être au chômage l’après-midi (ou vice versa).

Si vous avez des questions à ce sujet et/ou si vous souhaitez obtenir une aide supplémentaire, l’équipe « Employment » de Racine est bien entendu à votre disposition.

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Afin d’aider les entreprises à traverser cette période difficile, un certain nombre de mesures d’aide ont été prises en ce qui concerne le paiement des dettes fiscales et des cotisations de sécurité sociale. Ces mesures peuvent offrir aux entreprises une certaine marge de manœuvre financière.

1. Les cotisations de sécurité sociale

Dans le domaine des cotisations de sécurité sociale, une entreprise peut demander un plan de remboursement à l’amiable à l’ONSS pour le premier et le deuxième trimestre de 2020 (pour une période maximale de 24 mois), si l’entreprise est manifestement impactée économiquement par le virus COVID-19, ce qui complique le paiement des cotisations de sécurité sociale dans les délais. Ce plan sera déterminé d’un commun accord avec l’ONSS.

Une telle demande doit se faire via un formulaire spécifique de demande (à soumettre via https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/paymentplan/index.htm). Dans l’encadré « Votre motivation », il convient de préciser de quelle manière l’entreprise est financièrement impactée par le coronavirus.

En principe, vous recevrez une réponse dans les 10 jours ouvrables (en cas de questions ou de remarques, l’ONSS contactera l’employeur au préalable).

2. Les mesures fiscales

Les entreprises qui peuvent démontrer qu’elles sont économiquement touchées par le coronavirus peuvent bénéficier d’un plan de remboursement dans le cadre de l’impôt sur le revenu des personnes physiques, des sociétés et des personnes morales, de la TVA et du précompte professionnel, sans aucune amende ni intérêts de retard.

Les demandes doivent être introduites au moyen d’un formulaire disponible sur le site du SPF Finances avant le 30 juin 2020. Une seule demande peut être introduite par dette, qui s’applique à toutes les mesures, au moment de la réception de la déclaration d’impôts ou de l’avis de paiement.

Une réponse est attendue dans les 30 jours qui suivent la date de dépôt de la demande.

3. La prime de nuisance des autorités flamandes

Le gouvernement flamand prévoit une prime pour les entrepreneurs et les travailleurs indépendants qui sont obligés de fermer leur entreprise en raison des mesures liées au COVID-19.

En cas de fermeture obligatoire totale (c’est-à-dire actuellement pour la restauration et les loisirs), une prime de 4 000 euros peut être demandée pour la première période jusqu’au 3 avril inclus et, ensuite, de 160 euros par jour. Un tel mécanisme est également possible lorsqu’un changement partiel est effectué vers une activité alternative (par exemple, un restaurant qui passe à la vente à emporter).

En cas de fermeture le week-end, l’entreprise peut obtenir une prime de 2 000 euros pour la première période jusqu’au 3 avril et, ensuite, de 160 euros par jour.

La prime est limitée à une prime par entreprise et ne s’applique pas par succursale ou par magasin. Pour l’hôtellerie et la restauration, la prime est octroyée par bar/restaurant à condition qu’au moins un équivalent temps plein soit employé.

Les modalités de demande de cette prime peuvent être obtenues sur op http://www.vlaio.be.

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Dans le domaine des RH, les entreprises sont également confrontées à de nombreuses questions en réponse au coronavirus.

Voici quelques principes dont vous devez tenir compte :

• Un employeur ne peut pas obliger un employé à prendre des vacances.
• Bien que les employés et les employeurs puissent conclure des accords sur le travail à domicile lorsque cela est possible, ni l’employé ni l’employeur ne peuvent en principe imposer unilatéralement que l’employé travaille à domicile.
• L’employeur ne peut pas automatiquement refuser à un employé l’accès à l’entreprise.
• L’employeur doit garantir des conditions de travail sûres qui, selon les circonstances concrètes, peuvent être une raison d’obliger un travailleur particulier (par exemple, lorsqu’il reviendrait d’une zone infectée) à travailler à domicile.
• En tant qu’employeur, vous pouvez dispenser un employé de travailler, auquel cas le salaire continue à courir.
• Les employés qui doivent s’occuper d’un membre de la famille infecté ou qui veulent s’occuper de leurs enfants peuvent prendre un congé (non payé) pour des raisons impérieuses (10 jours par an). Il peut aussi prendre des vacances (payées) ou d’autres formes de congé sans solde.
• Les voyages à l’étranger n’étant pas recommandés, il est préférable de reporter ou d’annuler les voyages d’affaire.
• Pour les employés qui présentent un certificat de maladie prouvant leur incapacité de travail, l’employeur doit, en principe, verser le salaire garanti aux employés pendant un mois et aux ouvriers pendant sept jours. Après cette période, l’employé concerné peut recevoir une prestation de la caisse d’assurance maladie.
• Pour les travailleurs en quarantaine, ceux-ci pourront recourir au chômage temporaire pour cause de force majeure dû au coronavirus, qui leur permet de percevoir 65 % de leur salaire moyen plafonné (plafonné à 2 754,76 euros par mois (et jusqu’au 30 juin 2020, 70 % du salaire moyen plafonné).

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Données

Il s’agit ici de la mise en oeuvre de la disposition relative à l’obligation pour l’employeur de désigner une personne de liaison lorsqu’il décide de détacher des travailleurs en Belgique. C’est la raison pour laquelle la catégorie des données d’identification et de contact de la personne de liaison est insérée dans la déclaration LIMOSA.

Une autre catégorie de données qui est ajoutée à la déclaration est celle relative à la nature des services effectués dans le cadre du détachement en Belgique, à savoir :

• la nature des services (secteur) ;
• éventuellement, le numéro d’agrément de l’entreprise étrangère de travail intérimaire;
• la mention qui indique s’il est question d’avantages équivalents aux timbres fidélité et timbres intempéries (secteur de la construction; CCT du 12 septembre 2013).

Directive

La directive n°2014/67/UE du 15 mai 2014 a facilité le contrôle et l’applicabilité des règles européennes relatives au détachement de travailleurs (figurant dans la directive 96/71/CE du 16décembre 1996).

Ces règles sont en vigueur depuis le 17 juin 2014 et les Etats membres disposaient d’un délai jusqu’au 18 juin 2016 pour s’y conformer. La Belgique a enfin respecté cette obligation par le biais de la loi du 11 décembre 2016, publiée au Moniteur belge du 20 décembre 2016.

Liste complète

Cela signifie que la déclaration pour les travailleurs détachés comporte désormais les catégories de données suivantes :

• les données d’identification du travailleur;
• les données d’identification de l’employeur et de son mandataire si ce dernier effectue la déclaration de détachement;
• les données d’identification relatives à l’utilisateur belge;
• la date prévue de début et de fin du détachement en Belgique;
• la nature des services effectués dans le cadre du détachement en Belgique ;
• en cas de travail intérimaire, le numéro d’agrément de l’entreprise étrangère de travail intérimaire, si cet agrément est prescrit;
• lorsque le travail concerne des entreprises qui ressortissent à la Commission paritaire de la construction (CP n° 124), la mention du paiement ou non à l’ouvrier, pour la période d’occupation en Belgique, en application des régimes auxquels son employeur est soumis dans le pays où il est établi, d’avantages équivalents aux avantages visés à la CCT du 12 septembre 2013;
• le lieu où les prestations sont effectuées en Belgique ;
• l’horaire de travail ; et
• les données d’identification et les coordonnées de la personne de liaison.

En vigueur

L’AR modificatif du 14 septembre 2017 entre en vigueur le 1er octobre 2017.

Source: Arrêté royal du 14 septembre 2017 modifiant l’arrêté royal du 20 mars 2007 pris en exécution du Chapitre 8 du Titre IV de la loi-programme (I) du 27 décembre 2006, MB 20 septembre 2017.

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Cette obligation est applicable dès l’exercice commençant le 1er janvier 2017 ou au cours de l’année civile 2017.

En outre, à partir de la même période, les sociétés publiques qui sont les entreprises mères d’un grand groupe doivent inclure dans leur rapport consolidé de gestion une déclaration non-financière consolidée reprenant ces informations.

Quant aux sociétés cotées en bourse, celles-ci sont tenues, à partir de la même période, d’inclure dans la déclaration de gouvernement d’entreprise de leur rapport de gestion une description de leur politique de diversité.

Une loi du 3 septembre 2017, parue au Moniteur belge du 11 septembre 2017, inscrit ces obligations dans le Code des sociétés. Elle transpose ainsi en droit belge la directive-2014/95/UE.

Rapport annuel des grandes sociétés publiques

Les grandes sociétés publiques sont tenues d’inclure dans leur rapport annuel une ‘déclaration non-financière’ reprenant des informations relatives au moins aux questions environnementales, sociales et de personnel, de respect des droits de l’homme et de lutte contre la corruption.

Cette obligation est applicable à partir de l’exercice commençant le 1er janvier 2017 ou au cours de l’année civile 2017.

Grande société publique

Une grande société publique est une société :

• qui est une entité d’intérêt public (en Belgique sont considérées comme des entités d’intérêt public, les sociétés cotées, les établissements de crédit, les entreprises d’assurance ou de réassurance, les organismes de liquidation ainsi que les organismes assimilés à des organismes de liquidation);
• qui dépasse, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, le critère du nombre moyen de 500 salariés sur l’exercice;
• qui dépasse, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, au moins un des deux critères suivants, à condition que ces critères soient calculés sur la base individuelle, sauf s’il s’agit d’une société mère:un total du bilan de 17.000.000 euros ;un chiffre d’affaires annuel (hors TVA) de 34.000.000 euros.

Pour le calcul du nombre moyen annuel des salariés, l’article15, §5 du Code des sociétés est d’application.

Déclaration non-financière

Dans la mesure nécessaire à la compréhension de l’évolution des affaires, des performances, de la situation de la société et des incidences de ses activités, relatives au moins aux questions sociales, environnementales et de personnel, de respect des droits de l’homme et de lutte contre la corruption, le rapport annuel (art.95 du C.Soc.) comprend désormais une déclaration qui comporte les informations suivantes (nouveau § 4 de l’art.96 du C.Soc., inséré par l’art.3 de la loi du 3 septembre 2017) :

• une brève description des activités de la société;
• une description des politiques appliquées par la société en ce qui concerne ces questions, y compris les procédures de diligence raisonnable mises en oeuvre ;  les résultats de ces politiques;
• les résultats de ces politiques ;
• les principaux risques liés à ces questions en rapport avec les activités de la société, y compris, lorsque cela s’avère pertinent et proportionné, les relations d’affaires, les produits ou les services de la société, qui sont susceptibles d’entraîner des incidences négatives dans ces domaines, et la manière dont la société gère ces risques;
• les indicateurs clés de performance de nature non-financière concernant les activités en question.

Pour l’établissement de la déclaration non-financière, la société s’appuie sur des référentiels européens et internationaux reconnus. Elle indique dans la déclaration sur quel(s) référentiel(s) elle s’est appuyée.

Le Roi peut établir une liste de référentiels européens et internationalement reconnus et des procédures de diligence raisonnable sur lesquels la société peut s’appuyer.

La déclaration non-financière contient, le cas échéant, également les renvois pertinents aux montants financiers indiqués dans les comptes annuels et des explications supplémentaires y afférentes.

Lorsque la société n’applique pas de politique en ce qui concerne une ou plusieurs de ces questions, la déclaration non-financière comprend une explication claire et motivée des raisons justifiant cette non-application.

Dans des cas exceptionnels, l’organe d’administration de la société peut décider d’omettre dans la déclaration des informations déterminées lorsque, si de l’avis dûment motivé de l’organe d’administration et au titre de leur responsabilité collective quant à cet avis, la publication de ces informations pourrait nuire gravement à la position commerciale de la société, à condition que l’omission de ces informations ne fasse pas obstacle à une compréhension juste et équilibrée de l’évolution des affaires, des performances, de la situation de la société et des incidences de son activité.

La société qui a établi et publié une déclaration non-financière est réputée avoir satisfait à l’obligation prévue dans paragraphe 1er, 1°, alinéa  2 de l’article 96 du Code des sociétés.

Exemptions

La société qui est également une filiale (visée à l’art.6 du C.Soc.) est exemptée de l’obligation d’établir une déclaration non-financière, lorsqu’elle est déjà comprise dans le rapport de gestion sur les comptes consolidés établi par la société mère (conformément à l’art.119, §2 du C.Soc.).

La société qui a établi la déclaration non-financière sur le même exercice dans un rapport distinct est exemptée de l’obligation d’établir une déclaration non-financière dans le rapport annuel. Dans ce cas, le rapport annuel contient une mention selon laquelle la déclaration non-financière est établie dans un rapport distinct. Ce rapport distinct est joint au rapport annuel.

Rapport de gestion des sociétés publiques qui sont des entreprises mères

Les grandes sociétés publiques qui sont les entreprises mères d’un grand groupe doivent inclure dans leur rapport consolidé de gestion, à partir de l’exercice commençant le 1er janvier 2017 ou au cours de l’année civile 2017, une ‘déclaration non-financière consolidée’ reprenant des informations relatives au moins aux questions environnementales, sociales et de personnel, de respect des droits de l’homme et de lutte contre la corruption.

Grande société publique, entreprise mère d’un grand groupe

Une grande société publique qui est une entreprise mère d’un grand groupe est une société (nouveau § 2 de l’art.119 du C.Soc., inséré par l’art.5 de la loi du 3 septembre 2017) :

• qui est une société mère;
• qui est une entité d’intérêt public;
• qui dépasse, à la date de bilan du dernier exercice clôturé, et sur une base consolidée, le critère du nombre moyen de 500 salariés sur l’exercice.

Pour le calcul du nombre moyen annuel des salariés, l’article 16, §3 du Code des sociétés est d’application.

Déclaration non-financière consolidée

Dans la mesure nécessaire à la compréhension de l’évolution des affaires, des performances, de la situation du groupe et des incidences de son activité, relatives au moins aux questions sociales, environnementales et de personnel, de respect des droits de l’homme et de lutte contre la corruption, le rapport de gestion sur les comptes consolidés comprend désormais une déclaration qui comporte les informations suivantes :

• une brève description des activités du groupe;
• une description des politiques appliquées par le groupe en ce qui concerne ces questions, y compris les procédures de diligence raisonnable mises en oeuvre;
• les résultats de ces politiques;
• les principaux risques liés à ces questions en rapport avec les activités du groupe, y compris, lorsque cela s’avère pertinent et proportionné, les relations d’affaires, les produits ou les services du groupe, qui sont susceptibles d’entraîner des incidences négatives dans ces domaines, et la manière dont le groupe gère ces risques’;
• les indicateurs clés de performance de nature non-financière concernant les activités en question.

Les autres règles (art.5 à art.8 de la loi du 3 septembre 2017) sur lesquelles la société mère doit se baser pour l’établissement de la déclaration non-financière consolidée (et les exemptions) sont similaires à celles applicables aux grandes sociétés publiques ‘habituelles’ (voir ci-dessous).

Rapport de gestion des sociétés cotées en bourse

Les sociétés cotées en bourse doivent inclure dans leur rapport de gestion une ‘déclaration de gouvernement d’entreprise’ qui contient des informations spécifiques.

Cette déclaration doit désormais comprendre une description :

de la politique de diversité appliquée aux membres du conseil d’administration, aux membres du comité de direction, aux autres dirigeants et aux délégués à la gestion journalière de la société;

• des objectifs de cette politique de diversité ;
• des modalités de mise en oeuvre de cette politique ;
• des résultats de cette politique au cours de l’exercice.

A défaut d’une politique de diversité, la société en explique les raisons dans la déclaration. La description comprend en tout état de cause un aperçu des efforts consentis afin qu’au moins un tiers des membres du conseil d’administration soient de sexe différent de celui des autres membres (nouveau point 6°, al. 1er, § 2 de l’art.96 du C.Soc., inséré par l’art.3 de la loi du 3 septembre 2017).

Cette obligation ne s’applique pas aux sociétés qui n’ont émis que des titres autres que des actions admis à la négociation sur un marché réglementé, à moins que ces sociétés n’aient émis des actions négociées sur un système multilatéral de négociation (art.2, 4° de la loi du 2 août 2002). Elle ne s’applique pas non plus pour les sociétés qui ne dépassent pas plus d’un des critères visés à l‘article16, §1er du Code des sociétés, à condition que ces critères soient calculés sur la base individuelle, à moins que cette société ne soit une société mère.

Contrôle par le commissaire

Le commissaire (ou le réviseur d’entreprises) chargé, par la société, du contrôle des comptes annuels (consolidés) doit vérifier si les informations non-financières sont fournies, soit dans le rapport de gestion (sur les comptes consolidés), soit dans un rapport distinct joint au rapport de gestion (sur les comptes consolidés).
Le commissaire (ou le réviseur d’entreprises) note son opinion dans son rapport de gestion (sur les comptes consolidés).
(modification de l’art.144, §1er, al.1er, et de l’art.148, §1er, al.1er, du C.Soc., par l’art.7 et l’art.8 de la loi du 3 septembre 2017)

Entreprises publiques économiques

Dans les trente jours après l’approbation des comptes annuels et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice, les administrateurs ou gérants de sociétés dans lesquelles les pouvoirs publics ou une ou plusieurs personnes morales de droit public exercent un contrôle déposent, auprès de la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique (BNB), un rapport de rémunération.
Ce rapport de rémunération donne un aperçu, sur une base individuelle, du montant des rémunérations et autres avantages, tant en espèces qu’en nature, accordés directement ou indirectement, pendant l’exercice social faisant l’objet du rapport de gestion, aux administrateurs non-exécutifs ainsi qu’aux administrateurs exécutifs pour ce qui concerne leur mandat en tant que membre du conseil d’administration, par la société ou une société qui fait partie du périmètre de consolidation de cette société (nouveau point 6°/3 de l’art.100 du C.Soc., inséré par l’art.4 de la loi du 3 septembre 2017).

En vigueur

Les articles 3 à 8 de la loi du 3 septembre 2017 entrent en vigueur pour l’exercice commençant le 1er janvier 2017 ou au cours de l’année civile 2017.

Source: Loi du 3 septembre 2017 relative à la publication d’informations non financières et d’informations relatives à la diversité par certaines grandes sociétés et certains groupes, MB 11 septembre 2017.

Voir également :
– Code des sociétés du 7 mai 1999, MB 6 août 1999 (C.Soc.) (art.96, art.100, art.119, art.126, art.144 et art.148).
– Communication de la Commission – Lignes directrices sur l’information non financière (méthodologie pour la communication d’informations non financières) (2017/C 215/01), JO C 215 du 5 juillet 2017, p. 1.
– Directive 2014/95/UE du Parlement européen et du Conseil du 22 octobre 2014 modifiant la directive 2013/34/UE en ce qui concerne la publication d’informations non financières et d’informations relatives à la diversité par certaines grandes entreprises et certains groupes, JO L 330 du 15 novembre 2014, p. 1.
– Directive 2013/34/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013 relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d’entreprises, modifiant la directive 2006/43/CE du Parlement européen et du Conseil et abrogeant les directives 78/660/CEE et 83/349/CEE du Conseil, JO L 182 du 29 juin 2013.

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