Plaatsbezoek bij gunning van overheidsopdrachten: nuttig maar geen overdreven formalisme

Een plaatsbezoek is een interessante en vaak toegepaste fase in een aanbestedingsprocedure. Voor inschrijvers biedt het de kans om met eigen ogen te zien wat de opdracht precies inhoudt. Zo kunnen zij een beter onderbouwde offerte indienen.

Het bezoek verkleint bovendien de kans op latere uitvoeringsproblemen omdat inschrijvers vooraf mogelijke knelpunten of leemten kunnen detecteren. Soms leidt dit zelfs tot een verbeterd bestek, wat de Raad van State recent nog heeft erkend:

“Daargelaten de vraag of dergelijke nieuwe grief al zou mogen worden aangebracht ter terechtzitting, lijkt de verzoekende partij eraan voorbij te gaan dat vragen tijdens het plaatsbezoek hebben geleid tot een verbetering van het bestek” (RvS 21 januari 2025, nr. 262.056).

Toch is een plaatsbezoek niet verplicht. Een aanbestedende overheid beslist zelf of zij hierover bepalingen opneemt in het bestek. Doet zij dat, dan moet zij zich uiteraard houden aan haar eigen bepalingen (patere legem quam ipse fecisti). Daarmee bepaalt zij in feite ook of een onregelmatigheid bij het plaatsbezoek kan leiden tot uitsluiting van een offerte wegens een substantiële onregelmatigheid.

In het licht hiervan bespreken wij drie recente arresten van de Raad van State over de gevoeligheden rond dit onderwerp. De Raad waakt over een te strenge interpretatie van bestekbepalingen over het plaatsbezoek.

a)    Een aanbestedende overheid mag gunnen aan een inschrijver die deelnam aan een plaatsbezoek dat plaatsvond op een ander tijdstip dan voorzien in het bestek

Als een bestek bepaalt dat offertes worden geweerd van inschrijvers die geen plaatsbezoek hebben uitgevoerd, oordeelt de Raad van State dat dit een substantiële onregelmatigheid is “gelet op het belang dat een aanbestedende overheid hecht aan het zich ter plaatse vergewissen van de situatie”.

Wanneer datzelfde bestek daarnaast voorziet “dat het plaatsbezoek uitsluitend zal doorgaan op datum X”, betreft dit volgens de Raad slechts een “organisatieaspect” dat niet wordt voorgeschreven op straffe van wering van de offertes, ondanks de bewoording “uitsluitend”.

Zo oordeelde de Raad dat de aanbestedende overheid mocht gunnen aan de inschrijver die slechts deelnam aan een tweede plaatsbezoek, dat plaatsvond op een andere datum dan zoals voorzien in het bestek.

Hierbij was het volgens de Raad van belang dat de inschrijver niet kon deelnemen aan het voorziene plaatsbezoek (bouwverlof) en de aanbestedende overheid haar nadien zelf heeft uitgenodigd om deel te nemen aan een tweede plaatsbezoek.

Saillant detail: de drie (van de zeven) hoogst gerangschikte inschrijvers hebben alleen maar deelgenomen aan het tweede plaatsbezoek.

Volgens de Raad is er hierdoor geen sprake van mededingingsverstoring, ook al waren (toevalligerwijze) de economisch drie grootste spelers afwezig op het voorziene plaatsbezoek zodat de vier laagst gerangschikte inschrijvers voor hun prijsbepaling geen rekening konden houden met de aanwezigheid van andere, economisch sterke inschrijvers (RvS 30 september 2024, nr. 260.847).

b)    Het niet-bijvoegen van een attest van plaatsbezoek leidt niet per se tot een wering van de offerte

In een ander arrest oordeelde de Raad dat het louter ontbreken van een attest van plaatsbezoek niet leidt tot een wering van de offerte. De Raad maakt  een onderscheid tussen:

–       het plaatsbezoek zelf (als “verplicht” omschreven in het bestek) en;

–       het bijvoegen van een attest (“bewijs van plaatsbezoek moet samen met de offerte worden ingediend”)

Omdat de inschrijver effectief aanwezig was geweest en bewijsstukken (foto’s en beschrijving) heeft voorgelegd, volstond dit voor de Raad. Het feit dat de aanbestedende overheid dit attest wel degelijk tijdig heeft bezorgd, doet hieraan geen afbreuk. (RvS 29 april 2025, nr. 263.169).

      c)    Geen wering bij niet-deelname, ondanks uitdrukkelijke bewoordingen in het bestek dat deelname verplicht is (RvS 5 februari 2021, nr. 249.730)

Zelfs wanneer een bestek expliciet stelt dat deelname aan een plaatsbezoek verplicht is, kan een inschrijver toch niet zomaar worden uitgesloten.

Immers, als een bestek geen bepaling voorziet over een attest van plaatsbezoek, noch voorziet in een (model)attest van plaatsbezoek, kan een niet-deelname aan het plaatsbezoek volgens de Raad niet leiden tot een wering van de offerte – ondanks de bestekbepalingen dat “de inschrijver verplicht is om vóór de indiening van zijn offerte een plaatsbezoek te brengen”.

De Raad oordeelt dat het zuivere indienen van de offerte in dit geval volstaat als “affirmatie van het plaatsbezoek”. De Raad steunt hiervoor op het feit dat er in de opdrachtdocumenten niet is voorzien in een expliciete sanctie/ gevolg bij een niet-deelname (wering) aan het “verplichte” plaatsbezoek en het feit dat het bestek evenmin een attest van plaatsbezoek vereist.

BESLUIT: In het licht van deze rechtspraak van de Raad van State blijkt dat een aanbestedende overheid niet overdreven formalistisch te werk mag gaan en zomaar offertes kan weren op basis van onregelmatigheden over een plaatsbezoek.

Het is dan ook essentieel dat een aanbestedende overheid zich goed bewust is van de gevolgen van haar precieze omschrijvingen over het plaatsbezoek, het attest en de gevolgen hiervan – alvorens zij daadwerkelijk offertes weert.

De Raad van State blijkt immers, terecht, waakzaam over een te strenge/ formalistische interpretatie over de (gevolgen van de) bestekbepalingen betreffende het plaatsbezoek.

CONTACT: Heeft u vragen over hoe u bestekbepalingen rond plaatsbezoeken het best formuleert? Of wilt u weten welke risico’s u als inschrijver loopt wanneer u (niet) deelneemt aan een plaatsbezoek?

RACINE Advocaten combineert juridische expertise met praktische ervaring in het overheidsopdrachtenrecht. Wij denken dan ook graag met u mee om conflicten te vermijden of om uw positie optimaal te verdedigen.