Pakket maatregelen om federale overheidsopdrachten beter te centraliseren

De federale regering wil de plaatsing van overheidsopdrachten op federaal niveau meer centraliseren. Onderzoek heeft immers aangewezen dat er nog te veel gedecentraliseerde vaak kleine – aankopen worden gedaan. Met nefaste gevolgen voor de prijs. Oorzaken blijken zowel gebrek aan communicatie en overleg als een onvoldoende zichtbaarheid van de gemeenschappelijke aankopen te zijn. Elementen die worden aangepakt in een nieuw pakket maatregelen.

Het KB ‘federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid’ concentreert zich meer concreet op

• het efficiënter maken van de huidige federale gemeenschappelijke aankoopvormen van overheidsopdrachten voor diensten en leveringen;
• het implementeren van een efficiënt samenwerkingsmodel tussen de bestaand overheidsdiensten op basis van een consensusmodel;
• het vergroten van de participatiegraad van kmo’s in de overheidsopdrachtenmarkt;
• het bevorderen van duurzaamheid voor overheidsopdrachten voor diensten en leveringen.

Toepassingsgebied

De bepalingen zijn van toepassing op 2 verschillende types aanbestedende overheden: namelijk

• de aanbestedende overheden die verplicht onder het samenwerkingsmodel vallen als actieve deelnemers. Dat zijn alle FOD’s; en
• de aanbestedende overheden die vrijwillig als passieve deelnemers bij een gemeenschappelijke overeenkomst kunnen aansluiten. Dit zijn de administraties met beheersautonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, staatsbedrijven, administratieve openbare instellingen, de openbare instellingen van sociale zekerheid, de politiediensten, de hulpverleningszones en de andere federale aanbestedende overheden zoals de wetgevende vergaderingen en hun organen, het Rekenhof, het Grondwettelijk Hof, de Raad van State, de Hoge Raad voor de Justitie, eGov, Smals, ASTRID, Bozar, enz.

Bovendien worden alleen de overheidsopdrachten voor leveringen en diensten in aanmerking gekomen, inclusief de raamovereenkomsten en prijsvragen (Titel II Overheidsopdrachtenwet). Zijn dus uitgesloten van het toepassingsgebied: concessies voor diensten, concessies voor werken en overheidsopdrachten voor werken, alle opdrachten die vallen onder titel III van de Overheidsopdrachtenwet en alle opdrachten die vallen onder de Overheidsopdrachtenwet van 13 augustus 2011 op defensie- en veiligheidsgebied. De tekst geldt evenmin voor overheidsopdrachten die door de aanbestedende overheid als vertrouwelijk of strategisch worden beschouwd, die als geheim worden beschouwd of waarvan de uitvoering bijzondere veiligheidsmaatregelen vereist. Ook de overheidsopdrachten waarvan specifieke kenmerken rechtvaardigen dat ze worden geplaatst op buitenlands grondgebied door diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen worden buiten beschouwing gelaten.

Nieuwe coördinatie- en besluitvormingsstructuur

Er wordt een nieuwe coördinatie- en besluitvormingsstructuur opgezet, op basis van een consensusmodel. Die structuur zal enerzijds bestaan uit het netwerk van het ‘strategisch federaal aankoopoverleg’ (SFA) en het netwerk van ’tactisch-operationeel federaal aankoopoverleg’ (TOFA). Binnen de FOD Beleid en Ondersteuning zal een dienstencentrum Procurement worden gecreëerd dat ondersteunende diensten (o.a. m.b.t. juridische aspecten) aanbiedt voor gemeenschappelijke overeenkomsten.

• SFA

De leden van de SFA zijn de strategische coördinatoren van de actieve deelnemers. Bepaalde passieve deelnemers zijn uitgenodigd om, op vrijwillige basis, waarnemers af te vaardigen voor de vergaderingen van de SFA. Het gaat om de Regie der Gebouwen, de federale politie, de administratieve openbare instellingen en de openbare instellingen van sociale zekerheid. Andere passieve deelnemers en experten kunnen worden uitgenodigd voor vergaderingen.

Al de beslissingen van de SFA worden bij consensus genomen door de strategische coördinatoren van de aanwezige aanbestedende overheden. Ze behandelen onder meer het initiëren van het proces voor een gemeenschappelijke overeenkomst, de aanduiding van de actieve deelnemer die de gemeenschappelijke overeenkomst zal plaatsen en de bepaling van het federale aankoopbeleid.

Is er geen consensus, dan zullen vervolgens de hoogste administratieve verantwoordelijke van de actieve deelnemers beslissen. Bereiken ook zij geen consensus, dan neemt de federale ministerraad de finale beslissing.

• TOFA

Het SFA stelt voor elke gemeenschappelijke overeenkomst, of voor alle gemeenschappelijke overeenkomsten m.b.t. een bepaalde domein, een TOFA in. De leden daarvan zijn de operationele coördinatoren, aangesteld door de actieve deelnemers.

De TOFA’s integreren en standaardiseren de behoeften van de deelnemers, zien toe op de plaatsing van de opdrachten en monitoren de werking van de gemeenschappelijke overeenkomsten op basis van de door het dienstencentrum Procurement geleverde elementen.

Ook hier geldt een cascadesysteem voor het nemen van beslissingen: eerst aan zet zijn de operationele coördinatoren van de aanwezige aanbestedende overheden. Is er geen consensus, dan wordt beroep gedaan op het SFA om een beslissing per consensus te nemen.

Let op bovenstaande systeem is niet van toepassing voor de gemeenschappelijke overeenkomsten m.b.t. ICT waarvoor een specifieke inhoudelijk coördinerende beheersstructuur bestaat.

Prioriteit

Het KB bepaalt uitdrukkelijk dat voor de aankoop van leveringen en diensten voorrang wordt verleend aan de gemeenschappelijke overeenkomsten. De bevoegde controle- en toezichtsinstanties moeten er over waken dat er systematische wordt nagegaan of er een gemeenschappelijke overeenkomst bestaat.

Wil een aanbestedende overheid niet deelnemen aan de gemeenschappelijke overeenkomst en zelf een overheidsopdracht uitschrijven voor gelijkaardige leveringen of diensten, dan moet die zijn beslissing motiveren aan het SFA voor het opstarten van de plaatsingsprocedure.

Identificatie deelnemers

De deelnemers aan een gemeenschappelijke overeenkomst moeten duidelijk geïdentificeerd zijn op het ogenblik van het opstarten van de procedure. Bovendien moet ook uitdrukkelijk zijn weergegeven dat ze in principe blijven deelnemen tot het einde van de gemeenschappelijke overeenkomst. Herziening kan in bepaalde gevallen, maar alleen mits motivering bij de SFA.

Werkingsprincipes

Alle actieve deelnemers bij het samenwerkingsmodel spelen een rol in de plaatsing van de gemeenschappelijke overeenkomsten, binnen de bevoegde TOFA, door de centralisatie, integratie en standaardisatie van de behoeften van de deelnemers. Toch is het verloop van de plaatsingsprocedure in principe zuiver de verantwoordelijkheid van de actieve deelnemer die werd aangeduid om de gemeenschappelijke overeenkomst te plaatsen.

De controle- en goedkeuringsverplichtingen uit het KB van 16 november 1994 en 3 april 2013 ten aanzien van de actieve deelnemer die de gemeenschappelijke overeenkomst plaatst, blijven gelden. Ook de bestaande (interne) delegatieregels blijven van toepassing bij de deelnemers.

Passieve deelnemers worden alleen geïnformeerd van de gemeenschappelijke overeenkomsten waarvan de plaatsing wordt beoogd. De betrokken deelnemer is volledig vrij om toe te treden of niet.

Voor elke gemeenschappelijke overeenkomst waaraan een passieve deelnemer wenst deel te nemen, bezorgt deze het dienstencentrum Procurement voorafgaandelijk een ondertekende aansluitingsovereenkomst. Het dienstencentrum zal een model ter beschikking stellen.

Het SFA zal geen passieve deelnemers aan gemeenschappelijke opdrachten weigeren als die hun interesse kenbaar hebben gemaakt.

Het besluit bevat een strikt toezichtssysteem waarbij het SFA de jaarlijkse streefcijfers bepaalt en het dienstencentrum Procurement een belangrijke rapporteringsplicht krijgt.

26 januari 2018

Het besluit bevat geen specifieke datum van inwerkingtreding. De bepalingen worden dus volgens de algemene regel van kracht, 10 dagen na publicatie in het Belgisch Staatsblad. Dat is 26 januari 2018.

In afwachting van de invoering van een specifieke toepassing voor het beheer van het samenwerkingsmodel analyseert het dienstencentrum Procurement de behoeften in functie van de kwalitatieve en kwantitatieve meerjarenplanning van de behoeften en aankopen en van de overeenkomsten die het worden bezorgd.

Bron: Koninklijk besluit van 22 december 2017 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid, BS 16 januari 2018.